Digitale vragenlijst over subsidies

De gemeente Alkmaar vindt het belangrijk om diverse activiteiten te ondersteunen. En ervoor te zorgen dat het voor iedereen duidelijk is hoe hiervoor een subsidie aangevraagd kan worden. Vandaar dat wij hebben onderzocht of het aanvragen van een subsidie eenvoudig genoeg is.

In februari 2024 is een online vragenlijst uitgezet bij mensen en organisaties die  de afgelopen 2 jaar een subsidie hebben aangevraagd bij de gemeente. In deze online vragenlijst zijn vragen gesteld over de informatie op de website, of het doen van een subsidieaanvraag eenvoudig is en hoe het contact met de gemeente over de subsidieaanvraag is ervaren.

Uitvraag en reacties

Voor het onderzoek zijn ongeveer 1200 mensen en organisaties benaderd die een subsidieaanvraag in 2022 en/of 2023 hebben gedaan. De gemeente heeft hierop 256 reacties ontvangen.

In deze grafiek staat het aantal reacties of de inhoudelijke informatie over de subsidie duidelijk genoeg is. In 155 reacties wordt de informatie als duidelijk ervaren en in 52 reacties wordt de informatie als heel duidelijk ervaren. In 38 reacties wordt de informatie als neutraal ervaren en in 9 reacties als onduidelijk.

De gemeente heeft gevraagd hoe de informatie over subsidies op de website wordt ervaren. Op basis van de reacties is duidelijk dat de algemene informatie over subsidies op de website en informatie over de subsidie makkelijk gevonden wordt en de informatie duidelijk is.

Wat als minder duidelijk wordt ervaren, is:

  • wanneer de gemeente een antwoord geeft op de subsidieaanvraag;
  • hoe het proces verder verloopt na de aanvraag;
  • de voorwaarden van sommige subsidies;
  • hoe contact opgenomen kan worden met de gemeente voor vragen.

Eherkenning of DigiD

De gemeente stimuleert het om subsidies via eHerkenning of DigiD aan te vragen zodat de informatie gemakkelijk verwerkt kan worden. Vervolgens kan een subsidieaanvraag door de aanvrager via MijnAlkmaar.nl gevolgd worden. Veel subsidieaanvragen zijn gedaan via DigiD en vanuit de reacties wordt het digitaal aanvragen als prettig ervaren. Het is minder goed bekend dat de subsidieaanvraag via MijnAlkmaar.nl gevolgd kan worden.

In deze grafiek staat het aantal reacties over hoe het digitaal aanvragen is ervaren. In 177 reacties wordt het digitaal aanvragen als eenvoudig ervaren. In 43 reacties wordt het digitaal aanvragen als prettig ervaren en in 32 reacties wordt het digitaal aanvragen als lastig ervaren.

Bij de aanvraag kan gevraagd worden om aanvullende informatie aan te leveren. De gemeente kan dan op basis van de onderbouwing van de activiteiten beoordelen of de subsidie verleend kan worden. Het aanleveren van informatie bij de subsidieaanvraag wordt als prettig ervaren. De schriftelijke communicatie met de gemeente is duidelijk en eenvoudig te begrijpen. Vanuit de reacties wordt duidelijk dat de doorlooptijd van de subsidieverlening snel verloopt. Voor de aanvragers die niet of deels hun subsidie hebben ontvangen, was de motivering van de gemeente duidelijk.

Afhankelijk van het aangevraagde en verleende subsidiebedrag, kan verantwoording gevraagd worden. Op deze manier weet de gemeente of de activiteiten ook volgens de opgenomen afspraken in de beschikking zijn uitgevoerd. Een aantal subsidieaanvragers heeft een verzoek tot verantwoording over hun subsidie ontvangen. Uit de reacties is te lezen dat het proces van verantwoording positief wordt ervaren.

Communicatie

De gemeente vindt het belangrijk dat de communicatie tussen klant en gemeente goed verloopt. Uit de reacties blijkt dat er gedurende de subsidieaanvraag zowel digitaal als persoonlijk (telefonisch) contact plaatsvindt met de gemeente Alkmaar. Dit contact wordt vervolgens als prettig ervaren. Omdat er soms nog wel onduidelijkheden zijn over subsidies, geeft een deel aan extra informatie te willen ontvangen over subsidies.

In deze grafiek staat het aantal reacties over hoe het contact met gemeente Alkmaar is ervaren. In 114 reacties wordt het contact met gemeente Alkmaar als prettig ervaren. In 77 reacties wordt het contact met gemeente Alkmaar als heel prettig ervaren. In 51 wordt het contact met gemeente Alkmaar als neutraal ervaren. In 6 reacties wordt het contact met gemeente Alkmaar als niet prettig ervaren. 

Verbeteringen

Naast de positieve reacties wordt de gemeente ook uitgedaagd om de volgende verbeteringen op te pakken:

  • De algemene informatie op de website over subsidies eenvoudiger maken. Bijvoorbeeld door rekening te houden met een betere zoekfunctie.
  • De informatie over specifieke subsidies verduidelijken. O.a. door beter aan te geven waarvoor de subsidie aangevraagd kan worden.
  • Ook wordt aandacht gevraagd voor het digitaal aanvragen eenvoudiger maken. Bijvoorbeeld het bewaren van de gegevens tijdens de aanvraag en duidelijk aangeven welke stappen er nog nodig zijn.
  • Het gemakkelijker maken van het aanleveren van informatie. Bijvoorbeeld het type document.
  • Als het mogelijk is, sneller duidelijkheid of een reactie ontvangen van de gemeente over of een subsidie wel/niet verleend wordt.
  • Aandacht geven aan de mogelijkheden van MijnAlkmaar.nl.

De gemeente neemt deze reacties serieus en pakt deze in 2024 op.
Heeft u vragen of bent u op zoek naar meer informatie, bel dan met 14 072.